Gestão Ágil além da TI e no Serviço Público – Material Gratuito

Mundo afora, a Gestão Ágil cresce a passos largos, especialmente na área de Tecnologia da Informação (TI). Mas e além do mundo da TI ? É possível adotá-la com resultados positivos?

Compartilho abaixo o material completo (e gratuito) utilizado no curso Gestão Ágil na Formação de Times Além da TI, que ministro desde 2017 no Tribunal Regional do Trabalho do Ceará (também em algumas outras instituições públicas e privadas).

Como faço com todos meus cursos, o material está sob a licença Creative Commons: utilize, modifique e distribua a vontade (só é necessário manter os créditos e a mesma licença).

Embora o material seja completamente aplicável ao mundo privado, o principal objetivo dele é impactar positivamente os serviços públicos em nosso país através da Gestão Ágil (Agile) e da Gestão Enxuta (Lean).

Download dos slides no formato .pdf
Download dos slides no formato .odf (melhor visualização no OpenOffice ou LIbreOffice)

Com a aplicação de conceitos, princípios, valores e técnicas da Gestão Ágil e do pensamento Lean (precursor da Gestão Ágil), algumas unidades administrativas e judiciárias (fora do mundo da TI) do TRT-CE têm relatado benefícios e impactos positivos em seus ambientes e processos de trabalho.

Dê uma olhada em alguns relatos de unidades que já colocam os conceitos em prática:

Iterações curtas (sprints), entregas constantes, empirismo (transparência, inspeção e adaptação), maximização de valor, timebox, ciclo PDCA, kanban, limitação de work in progress, sistema puxado versus sistema empurrado e kaizen são alguns dos conceitos disseminados (com terminologias simplificadas), incluindo aplicações no âmbito pessoal ou familiar, trazendo benefícios individuais e à organização.

Esse é o vídeo de chamada para o curso, com fotos e vídeos de turmas já realizadas:

A apresentação da Gestão Ágil para unidades de fora da TI no TRT iniciou entre 2015 e 2016. Ao ministrar uma turma de Scrum para a Secretaria de Tecnologia, convidei alguns representantes de unidades de negócio (de fora da TI). Dos que participaram, apenas um colocou os conceitos em prática. Assim, terminamos o ano de 2016:

Refletindo sobre os porquês da baixa adesão do Scrum fora da TI e colhendo feedbacks com colegas, concluí que precisaria focar nos conceitos da Gestão Ágil (depois someis os fundamentos da Gestão Enxuta – Lean), me desprendendo de frameworks ou métodos específicos. Foi nesse momento onde nasceu o Organizador Ágil, carinhosamente apelidado de Oppa!

O Organizador Ágil mistura elementos do Scrum, Manifesto Ágil, Lean, gtd© (getting things done), Ciclo PDCA e kanban, sempre utilizando termos simples, de fácil compreensão por pessoas sem formação em gestão, atendendo a unidades que lidam com projetos ou operações.

Um “plus” para atrair a atenção das pessoas é a utilização do Organizador Ágil para gestão pessoal ou familiar, em especial com as influências do gtd©, do livro Eat That Frog e do Inbox Zero.

Na verdade, o nome dado à abordagem pouco importa, e aqui eu gostaria de deixar isso “bem claro”. Não é o Organizador Ágil que faz a diferença, mas sim os princípios e valores por trás dos fundamentos teóricos que serviram de base para ele. Utilize tais princípios e valores na sua organização, batize com o nome que desejar e evolua conforme suas necessidades. Isso sim fará a diferença!

Nos slides do curso detalho o Organizador Ágil, sempre intercalando sua apresentação com dinâmicas práticas (também disponíveis nos slides). Percebi uma maior adesão nas turmas em que fiz mais dinâmicas práticas.

Junto ao Organizador Ágil, apresento o Trello como ferramenta para a manutenção do Quadro de Atividades (kanban). Assim, além de mostrar como se faz um kanban na parede com Post-Its©, apresento uma ferramenta que permite construir kanbans online (especialmente úteis para times com pessoas em home office).

Nos anos de 2017 e 2018 passamos a ter um maior sucesso na adoção dos conceitos apresentados por unidades fora da TI:

Esse é um trabalho ainda em andamento e enfrentamos várias dificuldades pelo caminho. Dá uma olhada em algumas das “reclamações” ou “dores” mais recorrentes:

De cara, qualquer processo de melhoria enfrenta resistências. Na minha humilde opinião, até aquelas abordagens que se julgam evolucionárias e não “mudam” a forma de trabalhar acabam gerando resistências em alguns mais conservadores.

Prepare-se para as resistências, elas serão quebradas com resultados práticos, reais e com o boca a boca: “caramba, você já viu como a unidade ao lado está se organizando e como estão melhorando os resultados ?”

Outro ponto é não se frustar caso nem todos os conceitos apresentados sejam adotados inicialmente por todas as unidades. Algumas unidades trabalharão com ciclos (sprints), outas não, adotando uma abordagem de fluxo contínuo. Algumas utilizarão poker para pontuação de “atividades”, outras não. Algumas terão um quadro de atividades (kanban) mais elaborado, refletindo o fluxo de valor/processo de trabalho, outras terão um quadro mais simples. Cada unidade terá um ritmo próprio e é importante respeitá-lo, diminuindo as resistências.

O importante é que, paulatinamente, os conceitos, princípios, ferramentas e práticas passem a ser difundidos na organização, conduzindo a um processo de melhoria contínua. Hoje, no TRT Ceará, esse é um movimento que já conta com alguns multiplicadores, e essa é a beleza de movimentos de melhoria continua: eles envolvem e contagiam!

A tão famosa “transformação ágil” não é algo que acontecerá do dia para noite, mas sim um processo lento. Cabe a nós, que temos contato com abordagens de gestão eficientes, com foco na entrega de resultados e nas pessoas, disseminarmos um pouquinho do que temos aprendido, muito além da TI.

Um case que sempre gosto de citar é o do Leandro Sanches, que tem disseminado Gestão Ágil em várias prefeituras da Baixada Santista. Dá uma olhada no Webinar “Prefeitura Ágil e Lean: É Possível?” com a participação do Leandro e do Vitor Massari.

Espero que o material aqui disponibilizado seja útil para sua realidade, e que possamos mudar a cara do nosso serviço público!

Curta nossas páginas nas redes sociais para acompanhar novas postagens.

Em breve, mais conteúdos de qualidade para você aqui no Blog Eu na TI, o seu Blog sobre Tecnologia da Informação.

Um forte abraço e até mais.

Jonathan Maia

Olá, sou Jonathan Maia, marido, pai, apaixonado por tecnologia, gestão e produtividade. Ocupo o cargo de Secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação do Tribunal Regional do Trabalho do Ceará (TRT7) desde 2021, onde ingressei como servidor público federal (analista de TIC) no ano de 2010. Fui diretor da Divisão de Sistemas de TIC do TRT7 entre 2018 e 2020 e também tenho experiência prévia na Dataprev, Serpro e Ponto de Presença da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP) no Ceará.

Graduado em ciências da computação pela Universidade Federal do Ceará e especialista em gerenciamento de projetos de TIC pela Universidade do Sul de Santa Catarina. Detentor das certificações em gestão e inovação: Project Management Professional © (PMP), Professional Scrum Master II © (PSM II), Professional Scrum Master I © (PSM I), Professional Scrum Product Owner I © (PSPO I), Kanban Management Professional © (KMP II), Certified Lean Inception Facilitator® (CLF), ISO 31000:2018 Risk Management Professional © e Project Thinking Essentials.

Desenvolvedor Full Stack, possuo experiência em diversas arquiteturas / plataformas de desenvolvimento. Já tive experiências profissionais em redes metropolitanas de alta velocidade (GigaFOR/RNP), business intelligence, desenvolvimento de sistemas, gestão de projetos e produtos, governança, etc. Experiência em dezenas de projetos com abordagens de gestão ágeis, híbridas e tradicionais, incluindo projeto com menção honrosa no Prêmio de Excelência em Governo Eletrônico (e-Gov).

Com dezenas de turmas de capacitação, oficinas ou palestras ministradas nas temáticas de gestão ágil, gestão de projetos, tecnologia, inovação e produtividade nas seguintes instituições: Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT), Tribunais Regionais do Trabalho do Ceará (TRT7), Pará e Amapá (TRT8), Sergipe (TRT20), Rio Grande do Norte (TRT21), Tribunais Regionais Eleitorais do Ceará (TRE-CE), Mato Grosso do Sul (TRE-MS) e da Bahia (TRE-BA), Justiça Federal em Sergipe (JF-SE), Justiça Federal no Ceará (JF-CE), Companhia Siderúrgica do Pecém (CSP), Instituto Federal do Ceará (IF-CE), Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IF-RN), Banco do Nordeste do Brasil (BNB), Gagliardi (Mobil), Udemy, Companhia Cearense de Gás (CEGÁS), Agile Trends Gov, Project Management Institute (PMI-CE), Cagece, Faculdade Estácio e Associação de Gerenciamento de Projetos do Mato Grosso do Sul (AGPMS).

www.eunati.com.br